Comment organiser un bureau open space ?
On associe généralement l’open space – c’est-à-dire un espace de travail ouvert – au manque d’intimité et au bruit, sources de problèmes de concentration. Cependant, s’il est correctement conçu et aménagé, un bureau destiné à de nombreuses personnes peut tout à fait être confortable et silencieux. À quoi faut-il faire attention lors de l’aménagement d’un bureau en open space dans une entreprise ?
Un environnement spacieux !
Lors de la création d’un bureau, en particulier en open space, il est indispensable de s’enquérir des obligations et mesures à prendre pour assurer la sécurité et la protection physique et mentale du salarié. Chaque personne travaillant dans une pièce donnée doit avoir à sa disposition au moins 10 m2 d’espace de travail que le bureau soit individuel ou collectif ; cet espace monte à 15 m² dans un espace collectif bruyant. Pour offrir de l’espace, mais aussi une meilleure ventilation, la hauteur du bureau doit être supérieure à 3 m. La distance entre les écrans de deux postes de travail adjacents est essentielle (pas moins de 0,6 m), ainsi que la distance entre l’écran et la personne assise au poste de travail (au moins 0,4 m). Il est également important de veiller à mettre en place des espaces de circulation, pour faciliter les déplacements entre les différents bureaux. Ils doivent être de 0,80 m minimum pour permettre le passage d’une personne et de 1,50 m pour que 2 personnes puissent se croiser.
L’UNION FAIT LA FORCE : LA disPOSITION DES BUREAUx
Il y a plus d’une décennie, les bureaux partagés par une dizaine, voire plusieurs dizaines de personnes, étaient généralement disposés en rang, les uns derrières les autres. Aujourd’hui, les îlots, c’est à dire des postes de travail par équipes composés de deux à quatre bureaux gagnent de plus en plus en popularité. Le regroupement, qui consiste à créer dans un open space un ensemble de plusieurs îlots rend cet espace plus convivial. Il facilite également la communication et les relations entre les membres de l’équipe qui se font face lorsqu’ils sont assis. En aménageant un bureau, il est bon de recourir à des solutions toutes prêtes, comme des systèmes de postes de travail intégrés. Ils assurent un espace adéquat, des conditions de travail ergonomiques et – grâce à l’utilisation de séparations ou d’écrans – garantissent l’intimité et un niveau de bruit réduit.
LE CHOIX DE L’ÉCLAIRAGE : LE NATUREL PRÉVAUT SUR L’ARTIFICIEL
Une quantité insuffisante de lumière naturelle pendant la journée peut se traduire par une réduction du niveau de concentration, une baisse de forme et une productivité plus faible des employés. Le choix d’un bureau possédant de nombreuses surfaces vitrées est une solution qui améliorera l’efficacité au travail et réduira le nombre d’erreurs. Si le siège de la société est en cours de création, il sera bon de miser sur des parois vitrées allant du sol au plafond ou des fenêtres modernes en PVC à profilé fin et avec une grande surface de vitrage (comme le modèle OKNOPLAST Pixel) qui laisseront entrer plus de lumière naturelle que des fenêtres classiques. Il est important de penser à l’avance aux stores de fenêtres, qui empêcheront la lumière du soleil d’éclairer directement les écrans de travail des employés. Pour ce qui est de l’éclairage artificiel, il sera préférable d’opter pour des néons disposés régulièrement au plafond, ainsi que des lampes de bureau équipées d’ampoules LED de couleur froide. L’intensité lumineuse dans les pièces où l’on se sert d’ordinateurs ne doit pas être inférieure à 500 lux.
ÉCRANS, MOQUETTES, REVêtements SOUPLES : UNE PROTECTION CONTRE LE BRUIT
Un bruit excessif rend le travail dans les espaces ouverts parfois contraignant. Pour les postes liés à un travail conceptuel, exigeant un haut degré de concentration, le niveau de bruit de fond ne doit pas dépasser 45 dB. Comment réussir à entretenir ce seuil de tolérance ? Il est recommandé de recourir à des solutions d’isolation et d’absorption acoustique telles que les faux plafonds, les moquettes, les tapis ou encore du mobilier acoustique qui absorbera efficacement le son. Il est également possible d’installer des séparateurs spéciaux pour les bureaux d’une hauteur minimale de 1,2 m, ou encore des écrans acoustiques pour les murs. Un silence complet n’est pas non plus une bonne solution : dans de telles conditions, les employés pourraient trouver gênant de discuter librement au téléphone ou de parler en équipe de travail. Pour le confort des employés, il est possible d’installer un système de masquage sonore électronique qui génère un bruit blanc continu ne nuisant pas aux employés.
RÉUNIONS, TRAVAIL, DÉTENTE : LA DIVISION DE L’ESPACE DE BUREAU
L’open space peut être un endroit convivial, à condition de veiller à bien partager l’espace et de mettre en œuvre le concept d’activity based workplace (ABW ou espace de travail par activité). De quoi s’agit-il ? L’idée est d’aménager un espace de bureau ouvert de manière à ce qu’il soit convivial pour l’employé et qu’il réponde à ses besoins. Cela implique de créer dans le bureau des îlots avec les bureaux des différentes équipes, mais aussi des espaces de travail et de rencontre informels, plus petits et sans séparations. Le choix libre et flexible parmi les zones dédiées au travail de groupe, aux réunions formelles et informelles ou au travail silencieux, permet à l’employé de mieux se concentrer, mais également de se détendre, ce qui rend son travail plus créatif et plus performant. Il est également important que le bureau soit aménagé avec des éléments favorisant la détente, comme par exemple des plantes vertes, des livres, des canapés confortables, voire même des hamacs, mais également un coin équipé, par exemple, d’une machine à café, de bouilloires…
Avez-vous déjà vécu une expérience professionnelle en open space ? Quelles étaient vos impressions sur cet agencement de travail ?
